ثبت كلیه مشخصات نامه های وارده و صادره اعم از: نوع نامه، طبقه بندی نامه،ارجحیت نامه،موضوع نامه،تاریخ ثبت،شماره نامه،شماره اندیكاتور، مضمون نامه،رونوشت ها و ....

تعریف چارت سازمان داخلی بصورت درختواره

تعریف و ثبت طرف مكاتبات سازمان اعم از: اشخاص، شركت ها، ادارات و ...

امكان ثبت نامه ها و پیوست های یك نامه اعم از: عطف، پیرو، بازگشت و ...

امکان پیوست انواع فایل ها به نامه از جمله EXE,PDF,... و ارتباط با آن نرم افزارها

امكان نمایش اطلاعات نامه بر اساس صادره ، وارده و ... با تعیین تعداد نامه قابل نمایش در یك فرم

امکان تنظیم  ستون های جدول  گزارش از نامه ها در صفحه اصلی به همراه چاپ و انتقال آنها به نرم افزار  Wordو Excel

جستجوی سریع بر اساس : موضوع، سازمان بیرونی، سازمان داخلی، مضمون نامه، تاریخ ثبت، شماره اندیكاتور، تاریخ نامه، شماره دبیرخانه مركزی و یا حتی بر اساس ارجاعات آن ... .

اصلاح اطلاعات پایه درج شده در سیستم، مانند: انواع نامه ها (فاكس،تلگرام، دستی و...)، انواع طبقه بندی (عمومی، عادی، محرمانه و ...)، ارجحیت نامه ( عادی، فوری، آنی) انواع وضعیت (اصل، كپی، المثنی و ...)، سمت ها، دبیرخانه ها و ...

امكان گروه بندی طرف مكاتبات سازمان جهت دسترسی سریع تر

امكان دسترسی به نامه های پیرو و عطف هر نامه

 امكان رزرو شماره نامه و تعريف ترتيب شماره انديکاتور و شکل شماره نامه با ترکيب کردن قسمت های مختلف

ارسال پيام به کاربرهای ديگر

امکان ايجاد پيگيری های روزانه

امکان تعريف فرم اداری و الصاق آن به نامه و گزارش از فرم های اداری سازمان

امکان ارجاع نامه با استفاده از چارت سازمانی به صورت درختی

امکان پيگيری نامه در دبيرخانه های ديگر

قابلیت اتصال به انواع اسكنرهای تك برگی و دسته ای

امكان درج محل فیزیكی نامه ها، پرونده ها و زونكن های بایگانی

امكان ایجاد كپی متعدد از یك نامه و بایگانی آنها در زونكن های مختلف

انجام عملیات بایگانی نامه و طبقه بندی اسناد بر اساس دسته بندی و زونكن های مختلف

امكان Scan تصاویر با فرمتهای Jpg و Tiff و ذخیره آنها در بانك اطلاعاتی سیستم

امكان خواندن تصاویر نامه ها به صورت گروهی با اسكنر های Feeder

امكان ویرایش در تصاویر  مانند چرخش، تعیین مقیاس تصویر، برزگنمایی، كوچك نمایی، پاراف و همچنین چاپ آن نامه در سایزهای مختلف 

فشرده سازی حجم تصاویر نامه ها و جداسازی فایلهای تصویری سالهای گذشته جهت افزایش سرعت سیستم

ابزار های مختلف بزرگ نمایی و کوچک نمایی انداز تصویر

چاپ تصویر در اندازه های مختلف و همچنین امکان ذخیره در فایل یا خواندن از فایل

امکان تعاريف مراکز بايگانی مختلف و همچنین امکان تعاريف پروژه و دسته بندی بر اساس آن

تایپ نامه توسط ویرایشگر2007 و MS Word 2003

امكان تعریف و ذخیره الگو و قالب های متنوع برای متن نامه ها در نرم افزار Word

ذخیره قالب و متن فایلهای Word در بانكهای اطلاعاتی سیستم جهت جلوگیری از آشفتگی و پراكندگی فایل متنی نامه ها

امکان گروه بندی قالب نامه ها برای دسترسی سریع و اعطای مجوز روی گروه قالب ها به کاربران

قابلیت گزارشگیری و جستجوی كامل در متن فایل های

امكان ارتباط با بانك های اطلاعاتی دیگر و درج اطلاعات در متن نامه

امكان تعریف الگو و قالب های مختلف جهت تنظیم شماره اندیكاتور برای هر دبیرخانه

امكان تهیه گزارشات متنوع به صورت كلی، نموداری، آماری، جدولی

امكان صدور كلیه گزارش های پویا و آماری به نرم افزارهای Word و Excel

گزارش از دفتر اندیكاتور

گزارش از مكاتبات وارده ، صادره، داخلی و ...

امكان گزارش گیری پویا بر اساس محدوده تاریخ ثبت، فرستنده، گیرنده، رونوشت، شماره نامه، موضوع نامه، تعداد نامه های ثبت شده توسط هر کاربر و . . . .

امکان تهيه گزارش از اقدامات و ارجاعات

تهيه گزارش از نامه های اسکن شده و نشده

امکان چاپ ليست ارجاعات روی یک نامه

گزارش گیری از نامه مرتبط با یک پروژه

تعريف يك يا چند دبيرخانه متمركز و غيرمتمركز

تعريف پيش کد  براي دبيرخانه جهت شماره گذاري نامه هاي صادره هر دبيرخانه

امکان ثبت نامه در سال های مختلف

امكان استفاده كاربران متعدد بطور همزمان از سيستم

امكان تعريف كاربران و تعيين سطح دسترسي دقيق هر يك از آنها

امكان تغيير تنظيمات پيش فرض سيستم براي سهولت كار

امكان پيگيري تغييرات اعمال شده روي اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت كننده، تاريخ و زمان ثبت. (Log)

امكان تبديل متن پيغامهاي سيستم از انگليسي به فارسي توسط مدير سيستم جهت جلوگيري از خطاهاي كاربر

تهيه نسخه پشتيبان به صورت دوره اي و اتوماتيك (backup)

قابل اجرا در كليه سيستم عامل هاي ويندوز (Vista, Xp,2000,Me)

 تحت شبكه LAN و Windows2003 Server    و پايگاه داده اي SQL Server2000 , 2005

امکان ارتباط دو دبيرخانه و ارسال نامه از يک دبيرخانه به دبيرخانه ديگر حتي در فواصل زياد

امكان تغيير رنگ پنجره هاي پر كاربرد جهت كاهش خستگي كاربر

امكان تعریف كارتابل برای مدیران، كارشناسان و كارمندان

توزیع سریع نامه های وارده بین گیرندگان داخلی سازمان (ارجاع سریع)

ارجاع نامه توسط یك پرسنل برای پرسنل یا واحدهای دیگر با رعایت سطح دسترسی

امكان ارجاع همزمان یك نامه وارده به چندین واحد یا شخص

امکان ارجاع گروهی نامه ها به یک شخص

امكان تعریف كارتابل برای هر واحد

 نمايش سريع نامه هاي مرتبط با نامه

 امکان پيگيري نامه هاي ارجاعي به افرادي که روي نامه ارجاعي اقدامي ننموده اند

 نمايش تمامي ارجاعات و رونوشت هاي  در صفحه اصلي با امکان تفکيک آنها

 نمايش امکانات جستجو در کنار ليست نامه ها بر جستجوي سريع

 امکان تشخيص نامه هاي مشاهده شده و عکس آن

 امکان رويت مشخصات نامه با جابجايي روي ليست نامه بدون باز نمودن نامه

 وجود ساختار درختي کارتابل براي هر دبيرخانه  با امکان تفکيک نامه به صورت کارتابل، ارجاع شده، نامه داخلي، رونوشت و همچنين نمايش تعداد نامه هاي موجود در هر پوشه

 امکان تفکيک و پيگيري نامه هاي ارجاع شده بصورت نامه هاي که افراد بعدي روي آنها اقدامي نموده اند يا خير

امکان مشاهده پاراف متني و تصويري آخرين شخص ارجاع دهنده نامه به شما

امکان نمايش کليه سوابق ارجاع يک نامه از ابتدا تا انتها همراه با پاراف هاي متني و تصويري روي آن نامه

ارجاع نامه با پاراف متني و با استفاده از قلم نوري

انتخاب شخص ارجاع شونده بصورت هاي مختلف از قبيل کدهاي ثابتي که به اشخاص در چارت سازماني داده شده(جهت توزيع سريع نامه)، انتخاب از ليست پايين افتادني و و همچنين انتخاب از ساختار درختي چارت سازماني وجود دارد

ثبت اتوماتيک تاريخ ارجاع و بايگاني پس از ارجاع

امکان درج مهلت ارجاع نامه و همچنين انتخاب گزينه بايگاني نامه پس از ارجاع

امکان مشاهده تصوير نامه هم از طريق آيکون تصوير در فرم اصلي برنامه و هم از طريق صفحه مشخصات نامه

امکان پاراف متني و تصويري با استفاده از قلم نوري بروي تصوير اسکن شده نامه

امکان ارسال رونوشت از يک نامه به ديگر اشخاص در سازمان

امکان پاسخگويي سريع نامه ها ي وارده با استفاده از گزينه جواب نامه

  امکان ارجاع، بايگاني و جواب نامه در صفحه نمايش اسکن تصويري نامه ها

که به نامه ها پیوست شده باشد(Word) امکان مشاهده متن تایپی

امکان مشاعده  ليست نامه به تفکيک شخص ارجاع دهنده از طريق انتخاب شخص از چارت سازماني در کنار ليست نامه

امکان تفکيک نامه هاي ارجاعي بصورت ( امروز، ديروز، هفته گذشته، ماه اخير و ماههاي سال)

امکان ايجاد بايگاني و زونکن هاي شخصي براي نامه بصورت درختواره

امکان درج توضيحات و ويرايش روي پوشه هاي بايگاني، زونکن ها و نامه

امکان جستجوي کدي و عبارتي از چارت بايگاني و چارت سازماني

ثبت پيش نويس نامه (پيش نويس صادره) با درج فيلدهاي گيرنده، فرستنده، مضمون، تاريخ و ... و همچنين الصاق فايل Word نامه

ارجاع پيش نويس نامه براي اشخاص ديگر و يا دبيرخانه براي درخواست شماره ي دبيرخانه و ارسال آن به بيرون از سازمان

امکان ثبت نامه هاي داخلي سازمان با درج مضمون نامه و الصاق فايل تصويري يا متني (Word) و ارجاع آن به کاربران کارتابل

قابليت تنظيم ظاهر سيستم بدلخواه کاربر

امکان انتخاب ستونهاي ليست نامه در فرم اصلي برنامه

امکان تعريف کليدهاي ميانبر براي درج کلمات تکراري در پاراف و قسمتهاي ديگر برنامه و يا انتخاب ليستي از کلمات تکراري

امکان مشاهده پيوستهاي نامه از قبيل Pdf و . . .

امکان تغيير سال در ليست نامه

تغيير رمز کاربري و مواظبت از آن

ذخيره ياداشت هاي شخصي با امکان درج تاريخ ايجاد و تفکيک ياداشتها بر اساس تاريخ (امروز، ديروز، هفته گذشته و ...)

امکان نمايش و چاپ کاربران فعال

امکان خروج از نرم افزار و ورود کاربر ديگر

امکان تعريف چندين قالب برای پاراف ارجاع

امکان تعريف افرادی خاص برای ارجاع سريع

امکان پيگيری نامه اعم از ارجاع عای رسيده و فرستاده شده(نامه های عقب افتاده،مهلت اقدام تا امروز،فردا، آخر هفته)

ايجاد پيگيری های روزانه

امکان ارسال پيغام به کاربران ديگر نرم افزار

ايجاد حالت انتظار برای نرم افزار (بستن برنامه و قرار گرفتن در taskbar ویندوز)

ستونی جهت مشخص شدن آخرین وضعيت نامه ارجاع شده