در عصر ارتباطات، سرعت دسترسی به اسناد و اطلاعات نقش بسزائی ایفا می کند  در اکثر سازمانها ، شركتها و مراكز اطلاعاتي برای ایجاد، نگهداری و مراجعه سریع و آسان به گونه های مختلف اطلاعات از قبیل اسناد، نقشه ها، عکس ها، فیلم ها، فایل های مختلف و غیره ... نیاز به سیستم بایگانی اسناد و مدارک احساس می شودچرا که اسناد به مرور زمان و استفاده بیش از حد از بین رفته ومسائلی دیگری همانند: امنیت اسناد در عصر اطلاعات، کمبود فضای بایگانی، کاهش هزینه ها (نیروی انسانی در بایگانی های سنتی) و دسترسی آسان و سریع به مدارک و اسناد باعث شده  نسبت به گذشته احساس نياز بيشتري به استفاده از سيستم هاي مكانيزه در مراكز بايگاني و چرخه مكاتباتي سازمان خود داشته باشید.بایگانی اسناد یگانه نرم افزار پرسرعت و قدرتمند است جهت استفاده در بایگانی سازمان ها، آموزشگاه ها و شركت هاي مختلف با قابليت هاي بسيار.

امکانات عمومی سیستم

   امکان ثبت پرونده با مشخصات اوليه (Header)

• تاريخ و ساعت ثبت
• شماره پرونده
• کاربر ثبت کننده
• کلمات کليدي و خاص
• خلاصه موضوع سند و مدرک
• طبقه بندي پرونده
• امکان جستجوی بر اساس کلیه مشخصات وارد شده در هر سند

  امکان دسته بندی پرونده ها بر اساس موضوع پرونده

 امکان الصاق پيوست های مختلف به يک پرونده

• امکان Scan تصاوير به دو فرمت Jpg و Tiff  از درون سیستم
• امکان ويرايش تصوير در درون نرم وامكان چاپ هر سند در سایزهای مختلف
• امکان ویرایش فایل های Word با مدیریت نرم افزار

امکان انتخاب اینکه فایلها  در SQL server نگهداري شود یا خیر

مسير و انتخاب نرم افزاري که اين نوع فايل را مي تواند ويرايش کند

امکان اضافه کردن فيلدهاي دلخواه کاربر به پيوست ها

امکان تعيين ضروري بودن يک نوع سند در یک نوع پرونده

 امکان تعریف چارت سازمانی و کارمندانی که می توانند از پرونده ها استفاده کنند

امکان امانت دادن یک پرونده به یک کارمند سازمان به صورت مجازی

تعیین دسترسی یک امانت گیرنده به صورت Read only یا قابلیت ویرایش

 امکان دسته بندی پرونده ها در زونکن های مختلف

 ارتباطبا نرم افزار دبيرخانه

امکان الصاق نامه های ثبت شده در دبیرخانه به یک پرونده بدون اسکن یا تایپ مجدد

امکان الصاق یک نامه به چند پرونده

گزارش از پرونده هایی که یک نوع سند خاص را ندارد

گزارش از پرونده های ناقص

گزارش با فیلتر کردن فیلدهای تعریف شده توسط کاربر برای هر پرونده

گزارش از یک سند خاص در کلیه پرونده ه

 امكان تهيه گزارشات متنوع به صورت كلي، نموداري، آماري، جدولي

امكان صدور كليه گزارش هاي پويا و آماري به نرم افزارهاي Word و Excel

تعریف چند بایگانی مختلف برای قسمتهای جدا گانه از سازمان

امکان بایگانی پیوستهای اسناد سالهای گذشته و خروج آن ازسیستم برای افزایش سرعت در حجم اطلاعات بالا

امکان تعریف زونکن ها و موضوعات به صورت درختی

مکان اختصاص یک پرونده به چند زونکن

امكان پيگيري تغييرات اعمال شده روي اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت كننده، تاريخ و زمان ثبت. (Log)

 انتقال اطلاعات حذف شده (بازيابی) از ليست اسناد در حذف شده ها  و استفاده مجدد

 امكان تبديل متن پيغامهاي سيستم از انگليسي به فارسي توسط مدير سيستم جهت جلوگيري از خطاهاي كاربر

 تهيه نسخه پشتيبان(Backup) به صورت دوره اي و اتوماتيك

 قابل اجرا در كليه سيستم عامل هاي ويندوز (Vista, Xp,2000,Me)

 تحت شبكه LAN و Windows2003 Server    و پايگاه داده اي SQL Server

 برنامه نويسي با استفاده از  Borland Delphi 7.0و بر اساس استانداردهاي بين المللي توليد نرم افزار