مقاله ها

معرفي نرم افزارهاي دبيرخانه و اتوماسيون اداري

موضوع مقاله :

 معرفي نرم افزارهاي اتوماسيون اداري

سومين مقاله برگزيده در سمينار مديران انفورماتيك شركتهاي آب و فاضلاب كشور

محمد حسين خامه چيان

 كارشناس  انفورماتيك و آمار

 

 

مقدمـه

 امروزه در عصــر ســــرعت و ارتباطــات و با وجود شبكه هاي جهاني خارجي و داخلي(Internet , Intranet )، پايه و اساس ايجاد موضوعات مختلف بر مبناي سرعت انتقال داده ها از جائي به جاي ديگر و امكان دسترسي سريع و آسان به داده ها پايه ريزي ميشود . لذا خود موضوع ارتباطات نيز از اين موضوع استثناء نبوده و امروزه از اهميت ويژه اي برخوردار است و چون بخش مهمي از ارتباطات هر سازماني را ، مكاتبات آن سازمان تشكيل مي دهد ، لذا اهميت اين موضوع در مكاتبات هر سازمان نيز خود را نشان مي دهد .

 در روشهاي سنتي و البته معمول فعلي ، مكاتبات سازماني ( چه داخلي و چه خارجي ) با استفاده از نامه نگاري هاي معمول و بواسطه كاغذ انجام مي پذيرد ، البته ممكن است در اين راستا ، براي ارسال مكاتبات فوري تر از دستگاههائي مانند نمابر نيز استفاده شود ، ولي آنچه مهم است اينكه همواره از اين روشها استفاده نمي شود .

 با توجه به ايجاد شبكه ها و با توجه به اين موضوع كه اكثر نرم افزارهاي امروزه با شبكه هاي فوق پشتيباني مي شوند ، امروزه براي تسهيل در امر مكاتبات و بالا بردن سرعت انتقال داده ها ، از نرم افزارهاي تحت شبكه اي به نام نرم افزارهاي اتوماسيون اداري مي توان بهره برد كه در ادامه اين مقاله به معرفي بيشتر اينگونه نرم افزارها پرداخته ميشود .

معرفي اجمالي نرم افزار هاي اتوماسيون اداري

 نرم افزارهاي اتوماسيون اداري ، نرم افزارهائي هستند كه توسط آنها ، مكاتبات داخلي و خارجي يك سازمان به سرعت و بدون داشتن نياز به كاغذ ، انجام گرفته و لذا نيازي به نامه نگاريهاي مرسوم اداري نيست . مزيتهائي كه اين گونه نرم افزارها ، نسبت به مكاتبات فعلي دارند و مي توان از آنها نام برد عبارتند از :

ارائه گزارشهاي متنوع ، كاربردي و مديريتي از مكاتبات انجام شده .

به عنوان مثال ، مهمترين اين گزارشات عبارتند از :

 1 -  گزارش از كارتابل

 2 -  گزارش دفتر انديكاتور

 3 -  گزارش ارجاع كارها و نامه ها

 4 -  گزارش پيگيري ارجاعــــات

 5 –  گزارش مكاتبات بدون پاسخ

 6 -  گزارشهاي آماري ( به صورتهاي مختلف مديريتي ، نموداري ، ...)

 7 – گزارشهاي مربوط به سابقه يك نامه

( البته در مكاتبات فعلي نيز ، مي توان بعضي از اين گزارشگيريها را انجام داد ولي چيزي كه مهم است سرعت انجام كار است .)

ايجاد تعداد نامحدودي دبيرخانه و در هر دبيرخانه تعداد نامحدودي دفتر انديكاتور با ســـــاختارهـــــا و ماهيتهاي مختلف و گوناگون ، به عنوان مثال : دفتر انديكاتور نامه هاي داخلي ، خارجي ، عادي ، محرمانه و ...

 ثبت مشخصات كامل يك نامه ، به عنوان مثال : نام دفتر انديكاتور ، شماره ثبت نامه ، تاريخ ثبت ، طبقه بندي نامه ، نحوه ارسال ، فوريت نامه ، تهيه كننده نامه ، موضوع نامه ، تاريخ پيگيري ، شماره دبيرخانه مركزي ، شماره هاي عطف و پيرو ، يادداشت ، پيوست ، شرح پيوست ، اهميت نامه ، امكان پيوست مدارك مختلف به نامه و گزارشگيريهاي مختلف از هر يك از موارد فوق .

ايجاد تسريع در مكاتبات ، مخصوصا" مكاتبات خارجي كه نياز به وقت و زمان بيشتري دارد و در نتيجه تسريع در امور سازماني . ذكر اين نكته مهم است كه هر چه سرعت ارسال يك نامه بيشتر باشد ،سرعت دريافت پاسخ آن نامه نيز بالاتر ميرود .

جستجو و بازيابي يك نامه به طرق مختلف و متنوع با سرعتي بالا . البته بسته به نرم افزار مورد استفاده ، مي توان يك نامه را ، بوسيله هركدام از مشخصات ثبت شده آن و يا تركيبي از آنها بازيابي نمود .

 

معرفي كلي تر نرم افزار

 نرم افزارهاي اتوماسيون اداري با نگرش بر مفهوم مديريت گردش كار ، به گونه اي طراحي گرديده اند تا كليه كارهاي مكاتباتي و درجريان يك سازمان را كه منجر به توليد و گردش اطلاعات و مستندات در سطح سازمان و حتي در سطحي فراتر از يك سازمان خواهد شد را مديريت نمايند .

 بخشي از عمده ترين اطلاعات در گردش هر سازمان ، در قالب مكاتبات داخلي و خارجي آن سازمان صورت مي گيرد و نرم افزارهاي اتوماسيون اداري به گونه اي طراحي و توليد گرديده اند تا بتوانند تمام نيازهاي سازمان را تأمين كرده و لذا يك سيستم يكپارچه گردش اطلاعات توليد كنند .

 مفهوم مديريت گردش كار و طراحي و توليد نرم افزارهاي مبتي بر معماري امروزه در فناوري اطلاعات ( IT ) Information Technology ، مورد توجه بسياري از شركتهاي نرم افزاري قرار گرفته و بزرگترين شركتهاي نرم افزاري جهان از جمله Micro soft ، IBM ، Oracle ، Compaq و … سرمايه گذاريهاي عظيمي را در طراحي و توليد نرم افزارهاي مناسب و كاربردي در اين بخش نموده اند و نمونه هاي موفقي را نيز طراحي نموده اند .

 در كشور عزيزمان ايران ، نيز نرم افزارهائي در اين رابطه طراحي و توليد شده اند كه به عنوان نمونه اي از نرم افزارهاي اتوماسيون اداري ميتوان به نرم افزارهاي طراحي و توليد شده توسط شركت گويا سيستم ، شركت بريد سامانه نوين و يا شركت همكاران سيستم اشاره كرد . اين نرم افزارها مبتي بر WEB و شبكه هاي TCP/IP )Transmission Control Protocol / Internet Protocol ) ، ( پروتوكل كنترل انتقال / پروتوكل اينترنت – مجموعه قراردادهاي كنترل قرارداد ) طراحي شده اند ، لذا هر كاربر ميتواند با داشتن يك سيستم رايانه ، سيستم عامل Window 9x و يك پويشگر شبكه ( Browser ) مانند  IE ) Internet Explorer ) به آن دسترسي داشته و به راحتي و با استفاده از كمترين زمان ممكن مكاتبات خود را به ساير كاربران ارسال كرده و يا دريافت كنند .

كارتابل الكترونيكي

 در نرم افزارهاي اتوماسيون اداري ، كارتابل الكترونيكي يكي از اصلي ترين رابطهاي كاربري مي باشد كه توسط آن مي توان به بخش عمده اي از اطلاعات مورد نياز ، دسترسي پيدا كرد . لذا اولين ابزاري كه يك كاربر به آن نياز دارد ، ايجاد يك كارتابل الكترونيكي مي باشد تا بتواند كليه نامه ها و اسنادي كه براي او ارسال گرديده و يا ميخواهد به فرد ديگري ارسال كند ، از طريق اين كارتابل قابل دسترسي ، انتقال و مديريت باشد . قابليتهائي كه كارتابلهاي الكترونيكي نسبت به نوع دستي آن دارد عبارتند از :

تهيه گزارشهاي مختلف و متنوع از كارتابل .

ارجاع كار به ساير كارتابل ها به صورت تكي و گروهي .

 پيگيري كارهاي انجام شده با سرعتي بسيار بالاتر از كارتابلهاي دستي .

 طبقه بندي سريع و آسان اطلاعات به صورتهاي مختلف .

 تهيه انواع نامه و پيام با انواع پيوستهاي متني ، فايلي ، صوتي و تصويري .

 جستجوي سريع و آسان بر روي تمام اطلاعات موجود در كارتابل به صورت تركيبي .

 پيگيري كارهاي انجام نشده .

 

اطلاعات پايه

 در هر نرم افزار اتوماسيون اداري ، پيكربندي اصلي نرم افزار را ، اطلاعات پايه تشكيل مي دهند . اطلاعات پايه ، شامل آن سري از اطلاعاتي هستند كه هنگام پيكر بندي سيستم وارد شده و در زمانهاي بعدي مي توان از آنها استفاده نمود ، به عنوان مثال ، آدرس كارتابهاي ساير كاربراني كه از سيستم استفاده مي كنند براي رونوشتهاي يك نامه . مهمترين اطلاعات پايه اي كه در اين گونه نرم افزارها ، استفاده ميشود ، شامل موارد زير هستند :

تعريف قسمتها و واحدهاي سازماني و ساختار سازماني

تعريف پرسنل سازمان و كارتابلهاي درون و برون سازماني

تعيين مسير ارسال و دريافت مكاتبات و كارها

فوريت انجام كار

تعريف دفاتر ثبت ( اعم از محرمانه ، عادي و ….)

اسامي شركتها و سازمانها

 تعريف فرمت چاپ نامه ها

ثبت امضاء الكترونيكي

 

اندازه پذيري

 يكي ديگر از مهمترين توانائيهائي كه هر نرم افزار اتوماسيون اداري بايد دارا باشد ، اندازه پذيري آن است ، به اين معني كه با توجه به گستردگي روزافزون ساختارهاي اداري ، چه از نظر سازماني و چه در گستره جغرافيائي ، اين گونه نرم افزارها بايد قادر باشند كه با ابعاد گوناگون سازمانها خود را هماهنگ كنند .

 در سازمانهاي بزرگ ، مسئله پيچيدگي و تنوع ساختار سازماني و تعداد واحدهاي درون سازماني مطرح مي گردد كه هر يك داراي فرايندهاي متنوع مكاتبات و ثبت و ضبط اطلاعات مربوطه و همچنين ارسال كارها و مكاتبات به ساير واحدها ميباشند .

 با توسعه فعاليت هر سازمان ، اولين مسئله اي كه مطرح ميگردد ، گستردگي جغرافيائي و توزيع ادارات ، شعب و نمايندگيها در سطح يك شهر يا يك كشور و گاه فراتر از آن خواهد بود ، كه در مورد شركتهاي آب و فاضلاب ، اين مسئله به وضوح خود را نشان مي دهد .

 گام ديگري كه يك سيستم اتوماسيون اندازه پذير بايد بردارد ، ارتباط سازمانهاي مختلف با الگوها و ساختارهاي سازماني گوناگون در سطح ارسال و دريافت مكاتبات و در عين حال داشتن استقلال كامل اطلاعاتي در درون خود است و بايد بتواند مكاتبات خود را به صورت بدون كاغذ با ساير سازمانها در سطح شهر و يا فراتر از آن ، ارسال و دريافت نمايد .

 به عنوان نمونه اي از شبكه اتوماسيون اداري ، مي توان به شبكه اتوماسيون اداري استان آذربايجان شرقي اشاره نمود كه در آن بيش از 30 سازمان دولتي و چندين واحد بزرگ صنعتي در بخش ارسال و دريافت مكاتبات درون سازماني و برون سازماني به يكديگر متصل شده اند و كليه كارهاي مكاتباتي خود را از اين طريق انجام ميدهند .

 همچنين مي توان از سازمانها و ارگانهاي زير نيز در اين رابطه نام برد :

 وزارت نيرو ، ا مور مجلس وزارت نفت ، - وزارت پست ، - وزارت دارائي ، - شركت ملي نفت .

ساير امكانات نرم افزارهاي اتوماسيون اداري

 البته اين امكانات در تمامي نرم افزارها وجود ندارد و بسته به نوع نرم افزار ، فرق مي كند . مهمترين امكانات جانبي كه مي توان از آنها نام برد عبارتند از:

 تقويم شمسي و ميلادي .

 دفتر تلفن عمومي و خصوصي .

 تفويض اختيار كاربران .

 تعريف گروه هاي دسترسي .

 مشاهده عملكرد كاربران .

 مشاهده عملكرد كاربران